Bestuurders, let op uw saeck!

In iedere samenleving speelt het verenigingsleven een belangrijke rol. Sportclubs en andere verenigingen dragen bij aan de sociale cohesie van de maatschappij en veel mensen zijn bereid in hun vrije tijd daaraan een bijdrage te leveren, al dan niet als bestuurder van een club. Bestuurders worden officieel benoemd en zijn, al dan niet gezamenlijk met andere bestuurders, bevoegd een vereniging of stichting rechtsgeldig te vertegenwoordigen. In de praktijk komt het regelmatig voor dat bestuurders, zonder dat zij zich dat realiseren, over hun benoemingsduur heen zijn. Dat kan leiden tot grote problemen.

Bij een vereniging moeten de leden bij een vacature in het bestuur een nieuw benoemingsbesluit nemen. Bij een stichting werkt dat anders. Een stichting heeft geen leden (hooguit donateurs of “aangeslotenen”) en in de statuten van veel stichtingen is dan ook opgenomen dat het bestuur zelf voorziet in eventuele vacatures (coöptatie). Dat vereist een besluit dat door de overgebleven bestuurders dan wel rechtsgeldig genomen moet kunnen worden. Bestuurders van wie de benoemingsduur is verstreken, kunnen dat niet meer. Dat bestuurders van wie de benoemingsduur is verstreken zich in de praktijk vaak nog gewoon als rechtsgeldig bevoegde bestuurders gedragen doet daar niet aan af.

Intussen zijn de gevolgen verstrekkend. Besluiten die zijn genomen door een bestuurslid dat niet meer in functie is, zijn namelijk nietig. Zij worden dus geacht nooit genomen te zijn. Dit is anders wanneer er nog voldoende overige bestuurders zijn van wie de benoemingsduur nog niet verstreken is. Het komt echter voor dat in de statuten is opgenomen dat bepaalde besluiten alleen genomen kunnen worden wanneer er geen vacatures zijn. In dat geval kunnen ook de overige bestuursleden dan geen rechtsgeldig besluit meer nemen.

Het slechtst denkbare scenario is natuurlijk de situatie dat alle bestuursleden over hun benoemingsduur heen zijn. In de praktijk komt dit helaas nog regelmatig voor. Er ontstaat dan een patstelling. Een besluit om achteraf de benoemingsduur te verlengen kan immers niet meer worden genomen en sterker nog: een besluit om nieuwe bestuurders te benoemen ook niet meer! Een dergelijke stichting is dus verworden tot een stuurloos schip, zonder bemanning. De enige manier om deze situatie te doorbreken is de rechtbank te vragen in de vacatures van het bestuur te voorzien. Het hoeft geen betoog dat daaraan aanzienlijke kosten zijn verbonden.

In een uitspraak van 3 september 2014, heeft de rechtbank Noord-Holland zich over een soortgelijke kwestie moeten uitlaten. Hierbij ging het overigens niet om een sport- of gezelligheidsclub maar om een stichting administratiekantoor van een familieconcern. In de statuten van de stichting die in deze zaak een rol speelde was opgenomen, dat de bestuurders werden benoemd voor de duur van vier jaar en dat herbenoeming onbeperkt mogelijk was. Herbenoeming had echter niet plaatsgevonden en het gehele bestuur was inmiddels over zijn benoemingsduur heen. Het probleem werd door de holding nog getracht te tackelen met de stelling dat weliswaar formeel geen herbenoeming had plaatsgevonden, maar dat er wel sprake was geweest van een stilzwijgende herbenoeming. Daar ging de rechtbank niet in mee. Het had in deze zaak tot gevolg dat het besluit van het onbevoegde stichtingsbestuur tot ontslag van een directeur van één van de dochtervennootschap nietig werd geoordeeld.

Dus bestuurders, let op uw saeck! Houd uw benoemingsduur goed in de gaten en zorg tijdig voor herbenoeming of benoeming van een ander. Dat voorkomt later veel problemen.

Heeft u vragen over verenigingsrecht, of over andere rechtspersonen zoals stichting of B.V.? Vraag Vorstman Advocaten tijdig om advies!

[PB]